Cara Stock Opname untuk Distributor agar Selisih Stok Berkurang

Stock opname adalah pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan sistem. Lakukan secara terjadwal agar selisih ditemukan lebih awal, bukan saat stok habis atau laporan akhir bulan sudah ditutup.

1. Tentukan tanggal dan ruang lingkup

Pilih gudang, rak, atau kelompok produk yang akan dihitung. Tetapkan batas waktu transaksi agar penerimaan dan pengiriman barang tidak tercampur dengan hasil penghitungan.

2. Siapkan daftar hitung per lokasi

Hitung berdasarkan lokasi penyimpanan, bukan ingatan. Petugas harus dapat mencatat produk, satuan, jumlah fisik, dan kondisi barang secara konsisten.

3. Bandingkan dengan stok sistem

Masukkan hasil fisik ke dokumen stock opname. ERP akan membandingkannya dengan kuantitas sistem sehingga selisih dapat ditinjau per produk sebelum diposting.

4. Cari penyebab selisih sebelum menyesuaikan

Periksa transaksi yang belum diposting, salah satuan, salah lokasi, barang rusak, retur, atau pengambilan tanpa dokumen. Penyesuaian stok mencatat dampaknya, bukan menggantikan investigasi.

5. Posting setelah disetujui

Setelah penanggung jawab menyetujui selisih, posting dokumen agar kartu stok dan nilai persediaan diperbarui. Simpan catatan penyebab untuk perbaikan proses berikutnya.

Checklist sebelum stock opname

• Transaksi gudang dibatasi sesuai jadwal.
• Lokasi dan satuan produk sudah jelas.
• Petugas hitung dan pemeriksa ditetapkan.
• Selisih besar wajib ditinjau sebelum posting.

Pertanyaan umum

Seberapa sering stock opname dilakukan?

Barang bernilai tinggi atau cepat bergerak dapat dihitung lebih sering. Untuk cakupan penuh, banyak distributor menjadwalkannya bulanan atau per kuartal.

Apakah selisih stok harus langsung disesuaikan?

Tidak. Periksa dahulu dokumen transaksi dan penyebabnya. Posting penyesuaian setelah hasilnya disetujui.