Pelanggan mengirim bukti transfer pada sore hari, tetapi nilainya tidak sama dengan satu pun invoice yang masih terbuka. Tim keuangan perlu mengetahui apakah pembayaran tersebut merupakan cicilan, gabungan beberapa tagihan, atau dana untuk pesanan berikutnya. Jika uang langsung dicatat sebagai pelunasan tanpa pemeriksaan, daftar piutang dapat terlihat rapi sementara alokasinya justru keliru. Akibatnya, tim penagihan menghubungi pelanggan untuk invoice yang sudah dibayar atau melewatkan tagihan yang sebenarnya belum selesai. Software akuntansi membantu memisahkan penerimaan uang dari pembagian pembayaran ke dokumen terkait. Namun, keputusan alokasi tetap membutuhkan bukti dan komunikasi yang dapat dipahami oleh keuangan maupun pelanggan.
Identifikasi pengirim dan tujuan pembayaran
Mulai dengan mencocokkan mutasi bank, nama pelanggan, tanggal penerimaan, dan referensi transfer. Bukti kiriman pelanggan berguna untuk penelusuran, tetapi tetap perlu dicocokkan dengan penerimaan yang dapat diverifikasi. Apabila satu pelanggan memiliki beberapa invoice, minta keterangan tagihan yang hendak dibayar sebelum menyelesaikan alokasi. Jangan menyimpulkan bahwa invoice tertua selalu menjadi tujuan transfer jika belum ada kesepakatan atau kebijakan yang berlaku. Simpan rujukan komunikasi agar petugas pengganti dapat memahami keputusan tersebut. Langkah sederhana ini mengurangi ketergantungan pada ingatan satu orang dan membantu menyelesaikan perbedaan ketika pelanggan meminta rincian saldo.
Pisahkan nilai penerimaan dari alokasi tiap invoice
Satu penerimaan dapat dipakai untuk membayar sebagian invoice atau beberapa invoice sekaligus. Integratix mempunyai alur pembayaran pelanggan dengan alokasi ke dokumen tagihan, sehingga tim perlu memeriksa jumlah yang dialokasikan pada masing-masing dokumen. Pada contoh pembayaran Rp 8.000.000, mencatat seluruh dana untuk invoice A menghasilkan saldo berbeda dibanding membaginya ke A dan B. Jumlah uang yang diterima sama, tetapi daftar pekerjaan penagihan berubah. Sebelum memproses transaksi, bandingkan total penerimaan, total alokasi, dan saldo invoice yang dipilih. Periksa pula bahwa semua dokumen memang milik pelanggan yang benar dan tidak sedang dikoreksi melalui proses lain.
Bedakan uang muka dari pelunasan tagihan
Pelanggan dapat mengirim dana sebelum invoice diterbitkan atau membayar lebih besar daripada tagihan yang akan dilunasi. Integratix mencakup penanganan uang muka pelanggan, sehingga dana tersebut perlu diperiksa berdasarkan tujuan dan dokumen pendukungnya. Jangan langsung menganggap kelebihan pembayaran sebagai pendapatan tambahan. Keuangan perlu menentukan apakah dana menjadi uang muka untuk transaksi berikutnya, memerlukan pengembalian, atau berasal dari kesalahan identifikasi pembayaran. Perlakuan akuntansi serta pajaknya mengikuti jenis transaksi dan kebijakan yang berlaku. Saat mencoba aplikasi, uji contoh uang muka secara terpisah dari cicilan invoice agar tim memahami perbedaan saldo dan dokumen yang dihasilkan.
Telusuri selisih biaya bank dan potongan pembayaran
Nilai yang masuk rekening dapat lebih kecil daripada angka yang disebut pelanggan karena biaya transfer, potongan yang disepakati, atau kekeliruan pembayaran. Selisih tersebut tidak boleh langsung dihapus dari piutang hanya supaya invoice terlihat lunas. Periksa bukti, ketentuan penjualan, dan persetujuan pihak yang berwenang untuk menentukan pencatatan yang sesuai. Jika pelanggan membayar Rp 7.975.000 untuk tagihan Rp 8.000.000, selisih Rp 25.000 tetap memerlukan penjelasan. Hindari mengasumsikan bahwa aplikasi otomatis mengetahui penyebabnya. Dokumentasikan penyelesaian dan pastikan transaksi koreksi memakai akun serta alur yang telah diperiksa oleh penanggung jawab keuangan.
Periksa saldo dan umur piutang setelah pembayaran
Sesudah pembayaran diposting, tinjau kembali saldo pelanggan dan invoice yang menjadi tujuan alokasi. Laporan umur piutang perlu dibaca dengan tanggal pemeriksaan yang jelas agar pembayaran yang terjadi sesudah tanggal tersebut tidak menimbulkan kesimpulan keliru. Bagikan daftar tagihan tersisa kepada tim penagihan, lengkap dengan informasi pembayaran yang sudah teridentifikasi. Jika alokasi ternyata salah, alur pembayaran pelanggan menyediakan pembatalan atau reversal untuk transaksi posted, bukan penghapusan langsung. Periksa dampak koreksi terhadap transaksi lain sebelum mencatat ulang. Pemeriksaan akhir ini membantu menjaga agar saldo akuntansi, komunikasi kepada pelanggan, dan pekerjaan penagihan menggunakan dasar yang sama.
Langkah berikutnya
Pilih satu pelanggan dengan beberapa invoice terbuka dan cocokkan satu pembayaran sampai ke saldo akhirnya. Jika hasilnya dapat dijelaskan melalui bukti bank, alokasi, dan dokumen tagihan, jadikan proses tersebut standar pemeriksaan penerimaan pelanggan.